Buku Panduan User Acctra POS

Akses sistem

Buka alamat toko Anda di browser (Chrome atau Edge disarankan), misalnya https://posretail.acctra.solutions/.

Gunakan perangkat PC kasir yang terhubung printer thermal USB untuk operasional harian.

• Daftar trial: menu Daftar di halaman utama
• Masuk: /login dengan email & password yang diberikan admin toko
• Lupa password: tautan Lupa password di halaman login

Pilih perusahaan & cabang

1. Setelah login berhasil, pilih perusahaan (tenant) jika akun terhubung ke lebih dari satu toko.
2. Pilih cabang aktif (branch). Stok dan penjualan akan mengikuti cabang ini.
3. Anda akan diarahkan ke halaman beranda sesuai peran (Kasir → Shift, Owner → Dashboard, dll.).

Ringkasan peran

• Kasir: buka/tutup shift, transaksi POS, hold, request void, cetak struk
• Supervisor: approve void, approve selisih shift, verifikasi komisi (jika aktif)
• Admin / Owner: master data, harga, pengguna, pengaturan, laporan lengkap
• Keuangan / Accounting: pembelian, jurnal, laporan keuangan, bayar komisi

Buka shift

1. Buka menu Shift Kasir.
2. Isi saldo awal kas (modal laci) sesuai uang fisik di laci.
3. Konfirmasi buka shift. Status menjadi OPEN.

Tutup shift

1. Hitung uang tunai fisik di laci.
2. Di Shift Kasir, tutup shift dan isi kas fisik yang dihitung.
3. Sistem menghitung kas yang diharapkan dari penjualan tunai, refund, dan void.
4. Jika ada selisih, status menunggu persetujuan supervisor.

• Kas diharapkan ≈ saldo awal + penjualan tunai − refund/void tunai
• Selisih = kas fisik − kas diharapkan

Alur transaksi standar

1. Pastikan shift sudah OPEN.
2. Buka menu POS / Kasir.
3. Cari produk: ketik nama / SKU / scan barcode.
4. Jika muncul popup satuan & qty, pilih satuan jual lalu jumlah, lalu masukkan keranjang.
5. Periksa subtotal, diskon, pajak, dan total.
6. Bayar (tunai / non-tunai / pecahan beberapa metode).
7. Pastikan jumlah bayar ≥ total (kecuali piutang sesuai kebijakan toko).
8. Simpan transaksi — stok berkurang, struk siap dicetak.

Hold / panggil transaksi

Gunakan Hold jika pelanggan belum bayar tetapi keranjang perlu disimpan sementara.

Panggil Transaksi / daftar hold untuk melanjutkan pembayaran.

Cetak struk

Setelah bayar, struk dapat tercetak otomatis jika pengaturan auto-print aktif.

Untuk Epson TM-T82X tanpa dialog browser: jalankan START-PRINT-AGENT.bat di PC kasir dan biarkan jendela agen tetap terbuka.

Atur printer di Pengaturan → Printer. Jika agen/printer belum siap, sistem menampilkan pesan “Printer belum di set”.

Void transaksi

1. Kasir mengajukan void dari riwayat penjualan / POS (dengan alasan).
2. Status menjadi menunggu persetujuan.
3. Supervisor menyetujui atau menolak.
4. Jika disetujui, stok dikembalikan dan pembayaran dibatalkan sesuai aturan sistem.

Rombongan / komisi (jika fitur aktif)

Jika toko memakai komisi tour/rombongan, transaksi bisa diwajibkan memilih kunjungan/rombongan.

Daftarkan kunjungan di modul Komisi, lalu tautkan saat bayar di POS.

Overview penjualan

Menu Penjualan menampilkan daftar transaksi, status, dan aksi void (sesuai permission).

Setting harga barang

Buka Penjualan → Setting Harga.

Rekomendasi: tentukan harga jual dari harga beli terakhir + margin % (misalnya +20% atau +30%).

Modal rata-rata ditampilkan sebagai pembanding jika belum ada pembelian.

1. Cari produk.
2. Lihat kolom Beli terakhir dan Modal rata-rata.
3. Isi margin % atau klik saran +20% / +30%.
4. Klik Simpan. Butuh permission master.manage.

Alur pembelian

1. Buka menu Pembelian → buat dokumen baru.
2. Pilih supplier dan gudang penerimaan.
3. Tambah item, satuan, qty, dan harga beli.
4. Simpan sebagai draft bila perlu, lalu posting / terima barang.
5. Saat diposting: stok bertambah, modal rata-rata diperbarui, riwayat harga beli tercatat.

Inventory

• Lihat saldo stok per produk / gudang
• Penyesuaian (adjustment) untuk koreksi
• Opname stok: bandingkan fisik vs sistem
• Transfer antar gudang (jika multi-gudang aktif)

Cetak barcode

Menu Cetak Barcode untuk label produk. Pastikan printer label/barcode terpasang atau gunakan layout cetak yang tersedia.

Gudang & rak

Jika fitur multi-gudang aktif, kelola gudang di Master / menu Gudang.

Rak membantu lokasi penyimpanan; transfer rak memindahkan stok antar lokasi dalam gudang.

Yang biasanya diisi dulu

1. Satuan (PCS, KRT, dll.)
2. Kategori & merek produk
3. Produk: SKU, barcode, nama, satuan dasar, harga jual, stok awal (jika perlu)
4. Pelanggan & kategori pelanggan (Umum, Grosir, WS…)
5. Supplier
6. Price list bertingkat (opsional)
7. Paket produk (opsional)

Multi satuan

Produk bisa punya beberapa satuan jual (PCS, lusin, karton) dengan konversi ke satuan dasar.

Harga jual bisa berbeda per satuan. Di POS, kasir memilih satuan saat menambah item.

Alur singkat (jika fitur aktif)

1. Buat penerima komisi (tour leader / perusahaan).
2. Buat skema komisi (persentase / fixed / gabungan).
3. Daftarkan kunjungan/rombongan.
4. Kasir menjual dengan tautan kunjungan.
5. Supervisor verifikasi komisi.
6. Keuangan membayar komisi di menu Bayar Komisi.

Modul akuntansi

• Chart of Accounts (COA)
• Jurnal manual / jurnal otomatis dari transaksi
• Mapping akun (kas, penjualan, persediaan, HPP, dll.)
• Tarif pajak
• Laporan akuntansi (neraca, laba rugi, dll. sesuai yang tersedia di menu)

Laporan yang tersedia

Buka menu Laporan, pilih jenis laporan, tentukan rentang tanggal, lalu lihat atau unduh sesuai opsi di layar.

• Ringkasan penjualan
• Per barang, per kasir, per outlet, per kategori, per jam
• Margin, pajak, diskon harga, pembayaran
• Rekonsiliasi, struk, shift, retur/void
• Stok, sync Accurate, komisi (jika aktif)

Cara kerja

Transaksi lokal tetap tersimpan meski internet putus. Antrian sync dikirim saat koneksi tersedia.

Data lokal tidak dihapus setelah sync — sistem hanya mencatat status dan ID remote.

Checklist setup toko baru

1. Pengaturan → Sistem: nama perusahaan, stok negatif, kunci harga, dll.
2. Pengaturan → Struk: alamat, telepon, footer, lebar kertas, auto-print.
3. Pengaturan → Printer: agen cetak / USB / nama printer Windows.
4. Pengaturan → POS Perangkat: laci kasir, display pelanggan (opsional).
5. Pengaturan → Pengguna: buat akun kasir & supervisor, berikan role.
6. Pengaturan → Fitur sistem: nyalakan komisi / multi-gudang / Accurate sesuai kebutuhan.

Printer thermal (TM-T82X)

1. Install driver Epson APD; pastikan nama printer Windows: EPSON TM-T82X Receipt.
2. Jalankan START-PRINT-AGENT.bat di PC kasir (jangan ditutup).
3. Di POS: Pengaturan → Printer → Tes Koneksi Agen (harus hijau).
4. Lakukan transaksi uji — struk harus keluar tanpa dialog Print browser.

Tips operasional

• Selalu buka shift sebelum kasir mulai jualan
• Import / lengkapi master produk sebelum go-live
• Uji cetak struk di awal shift
• Tutup shift setiap akhir hari kerja
• Backup & akses server dikelola admin teknis Acctra

Troubleshooting cepat

• Tidak bisa login: cek email/password, status akun, atau akun terkunci setelah gagal berulang
• POS menolak jual: cek shift OPEN dan stok
• Dialog Print browser muncul: agen cetak belum jalan atau printer belum di-set
• Harga salah: cek Setting Harga / Price List / kategori pelanggan di POS
• Menu hilang: permission role belum mencakup modul tersebut

Bantuan

Hubungi admin Acctra melalui WhatsApp atau email yang tertera di website untuk dukungan teknis dan onboarding toko.